Goedendag, mijn naam is Suzanne Heijnis en actief als notuliste binnen de overheid, verenigingen en het bedrijfsleven. Mensen vragen me wel eens, ben je notuliste? Vind je dat leuk dan? Graag vertel ik je meer over het werk als notuliste en een greep uit de ervaringen van de afgelopen jaren.
Het werk als notuliste…
Het is 16.30 uur. Vanuit mijn woonplaats Zwolle loop ik naar de trein op weg naar Haarlem. In de trein lees ik de notulen door van de afgelopen vergadering. Tijdens de treinreis lees ik alle benodigde stukken door. Ik zorg dat de agenda van de aankomende vergadering op mijn pc open staat en controleer of mijn dictafoon het doet.
Bij aankomst in Haarlem om 18:20 uur pak ik een ov-fiets en fiets op mijn gemak richting mijn klant. De klant is gevestigd in een groot kantoor in het centrum van Haarlem. Het is leuk om hier rond te fietsen en relaxed aan de vergadering te beginnen. Bij binnenkomst word ik verwelkomd door een assistent en ze wijst me de weg naar de locatie. Op de vergaderlocatie ontmoet ik de voorzitter en neem ik plaats op een plek dicht bij alle deelnemers zodat ik iedereen goed kan verstaan.
De vergadering van een Raad van Toezicht start officieel. Er vindt een verhitte discussie plaats. Er is nogal wat gaande binnen de organisatie. Ik loop na 1,5 uur de deur weer uit met rode wangen van de informatie die ik allemaal heb gehoord. Soms klapperen mijn oren en ben ik onthutst wat ik als notuliste wel eens verneem tijdens vergaderingen. Toch is het van belang mijn eigen mening niet door te laten schemeren tijdens de vergadering. Mijn mening is niet relevant, een goede verslaglegging van wat besproken is, daarentegen wel.
Na afloop van de vergadering spring ik op mijn gemak op de ov-fiets richting het station en stap de stiltecoupé richting Zwolle. Onderweg naar huis begin ik alvast met het uitwerken van de notulen. Sommige stukken van de vergadering luister ik nog even na op mijn dictafoon, om ervoor te zorgen dat ik alle belangrijke elementen in de notulen verwerk. De volgende dag verwerk ik alles in een net, neutraal verslag en stuur het verslag terug naar de klant. En dan op naar de volgende klant.
