In dit bericht leest u van alles over notuleren. Wat notuleren is, waarom u zou moeten notuleren, de persoon die notuleert, hoe u het beste notulen maakt en tips bij het maken van notulen.
Wat is notuleren?
Wat is notuleren? Notuleren is het maken van een verslag van alles wat er besproken wordt gedurende een vergadering. Het maken van de notulen wordt gedaan door de notulist. Gedurende een vergadering legt de notulist vast wat er gezegd wordt, welke actiepunten er worden afgesproken en welke besluiten er worden genomen.
Waarom notuleren?
Waarom zou u moet notuleren? De gemaakte notulen zijn na afloop van een vergadering bruikbaar als verslag voor de aanwezigen en de afwezigen. Op deze manier kan iedereen na afloop van een vergadering rustig doorlezen wat er besproken is. Mocht iemand ziek zijn geweest, of om een andere reden afwezig zijn geweest, hoeft deze persoon door het lezen van de notulen niets belangrijks te missen.
Bovendien zorgt het vastleggen van gemaakte actiepunten ervoor dat er een bewijsstuk is van gemaakte afspraken. Als iemand zijn actiepunten niet uitvoert, kan hij of zij altijd kijken in de notulen.
Bovendien zijn de notulen handig in aanloop naar de volgende vergadering. Iedereen kan bekijken wat er de vorige vergadering is afgesproken, zodat hier weer op doorgegaan kan worden. Ook worden notulen in de toekomst heel handig, wanneer je vastlegt wat er afgesproken wordt tijdens vergaderingen, dan kan hier altijd naar teruggezocht worden. Mocht iemand zich maanden later afvragen wat er is afgesproken over een budget, dan is deze informatie altijd weer terug te vinden.
Wie maakt de notulen?
De notulen worden gemaakt door een notulist. Wat is een notulist? Een notulist is de persoon die verantwoordelijk is voor het opstellen van de notulen tijdens een vergadering. Het is belangrijk om een goede notulist te kiezen, want notuleren is een vak apart.
Belangrijk is dat de notulist geen input hoeft te leveren gedurende de vergadering. Op deze manier kan de notulist gefocust blijven op zijn of haar belangrijkste taak: notuleren. Indien u niemand in uw organisatie hebt die goed kan notuleren, dan is het mogelijk om een notulist van Mijn Notulist in te schakelen.
Hoe maakt u goede notulen?
Het maken van goede notulen is niet eenvoudig. Belangrijk bij het maken van goede notulen zijn (1) een goede voorbereiding, (2) een goede voorzitter, (3) een duidelijke agenda, (4) een duidelijke structuur, (5) goed kunnen luisteren en (6) hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden.
Wil je snel een paar korte concrete tips om goed te notuleren? Check dan de onderstaande punten:
- Werk met opsommingstekens, dit zorgt voor overzicht
- Werk met tussenkopjes voor ieder agendapunt, en wanneer nodig weer tussenkopjes binnen deze agendapunten. Zo ontstaat er een overzichtelijk geheel.
- Zorg dat u altijd geheel objectief bent, wanneer u dit niet bent zal dit altijd doorschemeren in de notulen.
- Zorg dat u onbelangrijke of dubbele informatie niet notuleert. Notulen dienen allesomvattend zijn en zo beknopt als mogelijk.
- Formuleer korte en heldere zinnen.
- Zorg ervoor dat u geen taalfouten maakt in de notulen, dit leidt af van de inhoud van het verslag.